Herinner je je de slogan “There’s an app for that!”? Het is nu vrijwel ondenkbaar, maar er was een tijd dat we nog geen applicaties op onze iPhone konden installeren die niet van door Apple ontwikkeld waren. De reden hiervoor was Steve Jobs.
Vrij vroeg in het bestaan van de iPhone werd de App Store al gelanceerd, en dit zou de manier waarop we software gebruiken voor altijd veranderen. We ontdekten dat we geen logge, dure software pakketten meer hoefden aan te schaffen, maar in plaats daarvan ons konden richten op specifieke features en apps konden installeren die precies dat werk voor ons uitvoerden. Dit komt ook tot uiting in het aantal applicaties en software tools we op een dagelijkse basis gebruiken. Van de 8.000 marketing tools beschikbaar, gebruiken we er dagelijks meer dan 200.
Een van de grootste uitdagingen bij het gebruik van zo’n groot aantal onafhankelijk van elkaar opererende tools is hoe de data die wordt gegenereerd en geconsumeerd te beheren is. Het is belangrijker dan ooit data-afhankelijke applicaties met elkaar te integreren om data corruptie in esssentiele software te voorkomen.
Wat voor data heb je nodig?
Er zijn een aantal goede redenen om een tool met HubSpot te integreren. Zodra je er van overtuigd bent dat je een geldige reden hebt, wees zorgvuldig met de keuzes die je maakt. Een software-integratie kan heel eenvoudig zijn, of uitmonden in een IT-nachtmerrie.
De eerste stap in een succesvolle integratie is het definiëren van de data die je in beide systemen beschikbaar wilt hebben. Als je bijvoorbeeld een integratie tussen HubSpot en Mailchimp wilt inrichten, ben je al geholpen met het synchroniseren van contact-data. Maar als je HubSpot en Salesforce wilt koppelen, zul je ook bedrijfsgegevens en deal-data willen synchroniseren. Koppel je een extern ticketing systeem, dan wil je waarschijnlijk de tickets ook synchroniseren met HubSpot tickets.
Synchroniseer data enkel als dit daadwerkelijk nodig is, niet gewoon omdat het kan. Hoe meer data je synchroniseert, hoe groter de complexiteit en hoe meer je zult moeten onderhouden.
Andere vragen die je zult willen beantwoorden; welke richting synchroniseer je de data? Van HubSpot naar de externe tool? De andere kant op? Of heb je een volledige 2-weg synchronisatie nodig?
How to connect?
Nu je weet welke data je tussen je tools wilt delen is het tijd om uit te zoeken hoe dit te realiseren is. Hoewel er meerdere wegen naar Rome leiden zijn velen stoffig en hobbelig.
De eerste optie is na te gaan of er een native integratie beschikbaar is. Bekijk zowel de HubSpot app marketplace als de lijst van standaard integraties van de externe tool. De kans is groot dat er al een kant en klare oplossing beschikbaar is die eenvoudig is op te zetten en onderhouden, bij HubSpot dan wel een gespecialiseerde ontwikkelaar. Standaard integraties zijn vaak gratis of voor weinig geld beschikbaar.
Als er geen standaard oplossing beschikbaar is, overweeg dan een customer data sync platform als Piesync. Vrijwel even eenvoudig in te richten biedt het vaak meer flexibiliteit doordat je zelf filters en triggers kunt configureren, en uitgebreide field-mapping opties hebt. Technische kennis is echter niet noodzakelijk.
Als laatste optie kun je kijken naar een Integration Platform as a Service (iPaaS). Platforms als Blendr or Boomi hebben talloze connectors beschikbaar en bieden uiterste flexibiliteit om de configuratie precies zo in te richten zoals jij het nodig hebt. Om een dergelijk platform zelf in te richten heb je echter wel kennis nodig van data objecten en modellen.
Inrichten en testen. En dan nogmaals testen.
Zorg er altijd voor dat je een test-omgeving beschikbaar hebt voor beide systemen zodat je zonder zorgen iets kapot kunt maken, wat je gegarandeerd zult doen. Het laatste dat je wilt is je data corrumperen. Pas als je er volledig van overtuigd bent dat de setup werkt zoals die moet werken kun je de implementatie op de productieomgeving opzetten.
Houdt naast de normale werking ook rekening met de eerste setup. Wil je bij ingebruikname dat alle reeds bestaande data direct wordt gesynchroniseerd? Of dienen alleen nieuwe wijzigingen gesynced te worden?
